Em dados usados pela própria OWDEX para cadastro, segurança, suporte, cobrança e administração da relação contratual, OWDEX poderá atuar como controladora. Quando a Empresa usa o Owdex Business para tratar dados de seus próprios clientes, colaboradores, fornecedores ou outros terceiros, a Empresa normalmente define as finalidades e atua como controladora, enquanto a OWDEX processa os dados em seu nome como operadora, salvo situações em que a lei atribua papel diferente.
1. Objetivo e legislação aplicável
Esta Política descreve práticas de tratamento de dados pessoais relacionadas ao Owdex Business, observando a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD), o Marco Civil da Internet, normas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e demais regras aplicáveis.
2. Quem participa do tratamento
OWDEX: responsável pela disponibilização da plataforma e pelos tratamentos próprios necessários à relação contratual, segurança, suporte e operação.
Empresa contratante: organização que administra seu ambiente e define quais usuários, clientes, fornecedores, empregados e demais pessoas terão dados cadastrados para finalidades empresariais próprias.
Usuários: pessoas autorizadas pela Empresa a utilizar o sistema dentro dos respectivos perfis e permissões.
3. Categorias de dados tratados
Conforme o uso da plataforma, podem ser tratados: nome, e-mail, telefone, cargo, empresa, identificadores cadastrais; informações de autenticação e segurança; dados de dispositivo, endereço IP e navegador; registros de sessão e auditoria; dados de suporte; informações de plano, cobrança e referências de transação; preferências de interface e comunicação; e dados inseridos pelo Cliente em módulos empresariais.
Os módulos do Cliente podem conter dados de terceiros, como clientes, fornecedores, responsáveis, colaboradores, contatos comerciais e signatários. A natureza exata desses dados depende das escolhas e atividades da Empresa.
4. Dados financeiros e de pagamento
O Owdex Business pode tratar dados empresariais financeiros inseridos pelo Cliente, como contas a pagar e receber, saldos, categorias, centros de custo, compras e outros registros de gestão. Quando houver pagamento da assinatura por provedor externo, os dados do instrumento de pagamento podem ser coletados diretamente pelo provedor. A plataforma deve armazenar apenas referências e informações necessárias para conciliação e gestão da assinatura, sem armazenar código de segurança do cartão.
5. Fontes dos dados
Os dados podem ser fornecidos diretamente pelo titular; cadastrados pela Empresa; gerados durante o uso da plataforma; recebidos de integrações autorizadas; ou obtidos de prestadores necessários à autenticação, pagamento, suporte, segurança e infraestrutura.
6. Finalidades do tratamento
Os dados podem ser tratados para criar e manter contas; autenticar usuários; controlar permissões; executar funcionalidades contratadas; processar e conciliar cobranças; prestar suporte; prevenir fraude e abuso; registrar auditoria; proteger a segurança; atender solicitações de titulares; cumprir obrigações legais; manter continuidade e recuperação; comunicar alterações relevantes; aperfeiçoar usabilidade, desempenho e confiabilidade; e exercer ou defender direitos.
7. Bases legais
Conforme a finalidade e o papel desempenhado, o tratamento pode se apoiar em execução de contrato ou procedimentos preliminares; cumprimento de obrigação legal ou regulatória; exercício regular de direitos; legítimo interesse, mediante avaliação compatível com os direitos do titular; proteção do crédito ou prevenção de fraude quando aplicável; e consentimento quando esta for efetivamente a base adequada.
A ciência desta Política não significa que todos os tratamentos se baseiam em consentimento. Quando o consentimento for necessário, ele deverá ser solicitado de forma específica e poderá ser revogado nos termos da lei.
8. Tratamentos realizados em nome da Empresa
Para dados inseridos pela Empresa em seus processos de negócio, a OWDEX seguirá as instruções legítimas do Cliente, as configurações da plataforma e as obrigações legais aplicáveis. A Empresa é responsável por possuir base legal adequada, prestar avisos aos titulares quando necessário, configurar acessos e evitar coleta excessiva.
9. Compartilhamento e operadores/suboperadores
Dados podem ser compartilhados, na medida necessária, com provedores de infraestrutura e hospedagem, envio de comunicações, processamento de pagamentos, segurança, monitoramento, suporte, armazenamento e integrações habilitadas pelo Cliente. Esses terceiros devem receber apenas os dados pertinentes à atividade contratada e estarão sujeitos às obrigações legais e contratuais aplicáveis.
A OWDEX não comercializa dados pessoais como produto e não autoriza uso independente por prestadores para finalidades incompatíveis com o serviço contratado.
10. Transferência internacional
Determinados fornecedores de tecnologia podem manter infraestrutura ou equipes fora do Brasil. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, deverão ser observados os mecanismos e requisitos previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD, considerando o papel da OWDEX e do Cliente em cada operação.
11. Retenção e descarte
Dados são mantidos pelo período necessário ao serviço e às finalidades informadas. Após encerramento da conta, determinados registros podem permanecer durante prazo de retenção para cumprimento legal, segurança, prevenção a fraude, auditoria, exercício regular de direitos ou resolução de disputas.
Quando não houver fundamento para manutenção, os dados serão excluídos, anonimizados ou tornados inacessíveis conforme a arquitetura e os procedimentos aplicáveis. Exportações temporárias geradas pela Central de Privacidade possuem prazo limitado de disponibilidade.
12. Segurança da informação
A OWDEX adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com o risco, que podem incluir segregação lógica entre empresas, controle de acesso por função e permissão, proteção de senhas, validações de sessão, registros de auditoria, redução de exposição de segredos, proteção contra requisições indevidas e procedimentos de backup e recuperação.
Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Usuários e administradores também devem preservar credenciais, revisar permissões e manter dispositivos protegidos.
13. Incidentes de segurança
Incidentes confirmados que envolvam dados pessoais serão avaliados quanto à natureza, extensão e risco. Quando a legislação ou regulamentação exigir, o controlador responsável adotará as comunicações cabíveis à ANPD e aos titulares, incluindo informações necessárias para compreensão dos riscos e das medidas de mitigação.
14. Direitos dos titulares
Nos termos da LGPD, o titular pode exercer, conforme cabível, direitos de confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade quando regulamentada, informação sobre compartilhamentos, eliminação de dados tratados com consentimento nas hipóteses legais, revogação do consentimento, oposição e revisão de decisões automatizadas.
Quando a Empresa for a controladora dos dados, solicitações relativas ao conteúdo cadastrado pela própria Empresa poderão precisar ser encaminhadas a ela. A OWDEX prestará cooperação técnica razoável dentro de seu papel de operadora.
15. Decisões automatizadas e inteligência
Recursos de automação, alertas, previsões ou inteligência podem processar informações para apoiar a gestão. Quando houver decisão tomada unicamente por tratamento automatizado que afete interesses de pessoa natural nos termos da LGPD, o titular poderá solicitar as informações e a revisão cabíveis, observados segredos comercial e industrial e as responsabilidades de cada controlador.
16. Crianças e adolescentes
O Owdex Business é destinado à gestão empresarial e não é direcionado a crianças. Se a Empresa inserir dados de crianças ou adolescentes em razão de sua própria atividade, será responsável por avaliar e cumprir os requisitos legais específicos aplicáveis a esse tratamento.
17. Cookies e tecnologias de sessão
A plataforma pode utilizar cookies e mecanismos equivalentes estritamente necessários para autenticação, segurança, prevenção a fraude, manutenção de sessão e preferências. Tecnologias opcionais de análise ou comunicação, quando implementadas e juridicamente dependentes de consentimento, deverão respeitar escolhas apropriadas.
18. Comunicações
Podem ser enviadas comunicações transacionais e operacionais necessárias à conta, segurança, suporte e contrato. Comunicações promocionais, quando existentes, deverão observar a base legal aplicável e mecanismos de preferência ou descadastramento quando cabíveis.
19. Atualizações desta Política
Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas ou funcionais. Alterações materiais serão versionadas e poderão exigir nova ciência ou aceite, conforme a natureza da mudança.
20. Contato e solicitações de privacidade
O titular poderá usar a Central de Privacidade e os canais oficiais do sistema para exercer direitos ou esclarecer dúvidas. E-mail de contato: suporte@owdex.com.br. Caso o titular entenda que seu pedido não foi adequadamente atendido, permanecem disponíveis os mecanismos previstos na LGPD, inclusive peticionamento à Autoridade Nacional de Proteção de Dados quando cabível.